Hur får vi mer effekt av våra möten?

Så här i slutet av veckan kan det vara intressant att reflektera över våra möten. Vi tillbringar i snitt 30 procent av vår arbetstid i möten – högre chefer mer än så – men hälften av den tiden är ineffektiv. Det menar Micke Darmell, mötesexpert, föreläsare och författare som höll i ett seminarium i arrangemang av Svenska Möten.

Trots att möten utgör en så stor del av vårt arbete är det sällan vi lägger tid på att se på varför vi har möten, sa Micke Darnell, och påstod att mer än hälften av våra möten saknar syfte och mål. När han som konsult har arbetat med mötesstruktur i organisationer och företag har det lett till att vissa återkommande möten har strukits – syftet med dem var inte klart, eller så var det överspelat – och andra möten har tillkommit. Vid sidan av struktur är det också viktigt att reflektera över kultur och fysisk miljö för våra möten. Hur förbereder vi oss innan mötet? Hur gör vi för att landa i mötesrummet? Är det OK att ha telefonen på ljudlöst? Och hur ser den fysiska mötesplatsen ut? Det klassiska mötesrummet har inte ändrats väsentligt på femtio år, trots att våra arbetssätt har det.

Micke Darnell avslutade med några tips:

  • Se över syfte och mål med mötet. Syftet ska svara på frågan varför och tala till känslan, målet handlar om det man konkret vill uppnå med mötet.
  • Låt den mest introverte bestämma när mötesdagordningen ska gå ut – vi behöver alla olika mycket tid för att förbereda oss.
  • Inled med att läsa upp syfte och mål. Avsluta med att summera resultat och beslut.
  • Reflektera över vad vi gjorde bra under mötet – så mycket av vår tankeverksamhet fokuserar på det som inte gått bra. Reflektera också själv över ditt eget bidrag.
  • Byt gärna mötesmiljö  – det främjar kreativiteten.
  • Bord tillför sällan något till ett möte! Men en ring av stolar kan väcka tveksamhet hos många. Be istället alla ta en stol och sätta den hur de vill – det brukar bli en ring!

Författare:  Åsa Berglund, Internationell samordnare,
Helsingborgs stad.

Annonser

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s