Etikettarkiv: problem

Det största problemet i offentlig sektor

Vilket är vårt största problem? Alltså det största problemet i kommunen, landstinget, regionen, på myndigheten eller departementet?

Fundera en stund innan du svarar.

terrified-man
CC BY: Public Domain Pictures

Mitt svar: Organisationens felrädsla. Alltså rädslan för att göra misstag.

Ge mig några minuter så ska jag försöka förklara varför det är det största problemet, inte bara i offentlig sektor utan också i de flesta stora företag. Jag kommer dessutom att ge handfasta tips på hur du kan motverka felrädsla, både din egen och den som finns i din organisation.

Problemet bakom de andra problemen
Oavsett vilket problem som du nyss ansåg vara det största kan det högst sannolikt inte lösas genom att vi gör som vi gjort förut. Utvecklingen går så snabbt att det inte längre finns något facit för hur dagens och morgondagens problem ska lösas. Enda sättet för oss att lära oss hur vi ska göra är att börja göra. Och lära oss längs vägen.

Men om de människor som har i uppgift att lösa problemet inte vågar tänka nytt och göra nytt för att de är rädda för att misslyckas, kommer de heller inte att lyckas. Felrädslan blir en gigantisk bromskloss för prövandet och lärandet.

Anyone who has never made a mistake has never tried anything new.

Albert Einstein

Felrädslan är naturlig; evolutionen har lärt oss att prioritera det som är negativt framför det som är positivt1. Om du exempelvis är i djungeln och har en bananplanta till vänster och en tiger till höger kommer du inte att lägga märke till bananerna utan ha allt fokus på att försöka komma undan tigern. Det kallas negativity bias2 och är en av många kognitiva biaser3 som hjälpt människan att överleva, men som också kan förvränga vår verklighetsuppfattning.

Paradoxalt nog är felrädsla också innovationernas och framstegens största fiende. Eller som neurologen Gregory Berns uttryckte det i en artikel i New York Times4:

It is the antipode to progress. Just when we need new ideas most, everyone is seized up in fear, trying to prevent losing what we have left.

Inom vetenskapen görs misstagen (oftast) offentligt. De visas upp och diskuteras så att alla andra ska kunna lära sig av dem.

Principen är enkel: Antingen lyckas vi eller så lär vi oss.

Så varför kan vi inte göra likadant på andra håll, till exempel i våra jobb på kommunerna, landstingen och myndigheterna? Beror det kanske på att vi redan från tidig ålder fått lära oss att fel är lika med misstag och misstag är lika med misslyckande?

Felrädslan är inbyggd i systemet
Särskilt i stora organisationer motverkar oftast både kulturen och strukturen viljan att pröva, testa och göra misstag. Ett vanligt förhållningssätt till misstag är vad jag kallar forgive and forget-kulturen. Ett misstag kan och bör förlåtas om intentionen varit god och, framför allt, om personen inte gjort misstag för ofta. Vi uppmärksammar misstaget men sedan glömmer vi det och går vidare.

Samma kultur avspeglas också i hur vi belönar medarbetare och chefer, och hur människor som väljer det säkra före det osäkra gynnas av strukturen. För handen på hjärtat, hur vanligt är det i din organisation att till exempel en förstalinjechef blir belönad eller befordrad för att hon eller han gjort misstag? Sanningen är väl snarare den motsatta: vi tenderar att belöna de personer som gör det som förväntas av dem, och befordra dem som har en så felfri meritlista som möjligt. Och eftersom förstalinjecheferna vet att antalet chefspositioner på nästa nivå är betydligt färre (och eftersom de antagligen har karriärambitioner) är deras incitament inte att testa nya tankesätt, förhållningssätt och arbetssätt. Det skulle bara leda till fel och misstag, något som alltså snarare bestraffas än belönas.

Samtidigt är behovet att tänka nytt och göra nytt inom just offentlig sektor stort. Vi kommer helt enkelt inte att klara av vårt uppdrag om vi inte skapar möjligheter och motivation till radikalt nytänkande (läs gärna Linda Fasténs inlägg på det ämnet från tidigare i veckan). Men tyvärr kan felrädsla inte botas genom vare sig inspirerande visioner eller hårt arbete. Det går heller inte att köpa sig fri från felrädsla. Och det går definitivt inte att undvika felrädsla genom delegering.

Särskilt i politiskt styrda organisationer är det sistnämnda viktigt att reflektera över. I det politiska spelet ingår att påpeka motståndarnas misstag och få misstagen att framstå som misslyckanden. Den oönskade konsekvensen kan dock bli att misslyckandet landar i tjänstemannaledet, vilket i värsta fall resulterar i en (ofta outtalad) plump i någon tjänstemans meritlista. Och ju oftare en folkvald politiker väljer att betrakta ett misstag i en verksamhet som ett misslyckande, desto snabbare riskerar organisationens vilja att pröva nytt för att lära sig och utvecklas att försvinna.

I tillägg finns medias indirekta påverkan på felrädslan. Media har ett stort inflytande på både den lokala och nationella politiken och en av medias uppdrag är grävandet och granskandet – alltså att hitta och publicera fel och missförhållanden i offentlig förvaltning. Det är självklart viktigt ur många aspekter, inte minst den demokratiska. Men det kan också ha en negativ konsekvens vad gäller organisationens vilja att testa och pröva nytt; varje nytt angreppssätt ökar risken för misstag, och varje nytt misstag ökar risken att hamna i tidningen eller på teve som tjänstemannen som misslyckats i sitt arbete. Dessutom finns ju också risken att hamna mitt i en minst lika skrämmande och hämmande shitstorm på Twitter eller Facebook.

Misstag ska inte accepteras, de ska förväntas
För att börja motverka felrädslan behöver våra organisationer gå från forgive and forget-kulturen till reward and remember. Det handlar inte om att ledningen ska acceptera misstag, det handlar om att ledningen ska förvänta sig misstag. Misstag är inte misslyckanden, misstag är lärdomar. Och lärdomar är nödvändiga för att vi som individer och som organisation ska kunna utvecklas och klara av att möta de utmaningar som vi står inför. Det handlar alltså om att vi måste bli mycket bättre på att belöna misstag. Det handlar också om att göra och diskutera misstagen offentligt, så att alla kan lära sig av dem.

I’ve learnt so much from my mistakes I’m thinking about making a few more.

Okänd

Här kan ett sammanhang som Almedalsveckan göra stor skillnad. Tänk dig till exempel att det nästa år finns minst ett forum som endast presenterar misstag, och som bjuder in till samtal om vad vi kan lära oss av dem. Tänk om också ett politiskt parti vågade göra misstag till sitt tema, och därigenom bidra till att förändra synen på misstag – från misstag som misslyckanden till misstag som lärdomar. Jag är övertygad om att ju mer vi vågar och vill prata om våra misstag, desto bättre skulle Almedalsveckan bli som ett sammanhang för lärande och utveckling.

Det behövs fler misstag i offentlig sektor
Vad kan då du som individ göra? Det bästa rådet kommer från Wired-grundaren Kevin Kelly:

Make one new mistake every week.

Det var det rådet som han gav till min gode vän och före detta kollega Jocke Jardenberg under en intervju på Webbdagarna 20135. Men det finns regler att förhålla sig till:

  • Gör inte samma misstag som du gjort förut. Det innebär bara att du är löjligt envis eller dum.
  • Gör inte samma misstag som någon annan redan har gjort. Det innebär bara att du är dåligt påläst eller obildad.

Vi kan alla börja tillämpa det här rådet redan denna vecka. Det är inte ens särskilt svårt: använd Riskanalys à la Helsingborg6.

Först: när något behöver förändras, förbättras, göras om eller göras från början, tänk MVP – alltså Minimum Viable Product. Vad kan du göra på tre dagar, inte tre år eller ens tre månader? Vad kan du göra för de pengar du har, eller inga pengar alls? Vad kan du göra om du samlar rätt människor i samma rum, inte vilka förstudier eller projektplaner som behövs?

Sedan: ställ dig själv följande två frågor utifrån att det ändå skulle bli ett komplett #fail:

  1. Kommer någon att dö?
  2. Kommer någon att få sparken?

Om svaret på första frågan är ”ja”, gör det inte. Om svaret på andra frågan är ”ja”, gå tillbaka till ledningen och fråga om de verkligen vill att organisationen ska präglas av felrädsla. Om tiden och kostnaden är försumbar och ingen kommer att dö, vad är ledningen då rädd för?

Felrädslan är det största problemet i våra organisationer eftersom den är ett hinder för att lösa alla andra problem.

Jag vågar till och med påstå att utan felrädsla skulle alla andra problem i offentlig sektor kunna lösas snabbare, enklare och billigare.

Men jag kan så klart ha fel.

 

Micco Grönholm
Kommunikationsdirektör, Helsingborgs stad

  1. Bad is stronger than good, Baumeister, Roy F. et al., Review of General Psychology, 2001, p 323–370: http://assets.csom.umn.edu/assets/71516.pdf
  2. Negative Information Weighs More Heavily on the Brain: The Negativity Bias in Evaluative Categorizations, Tiffany A. et al, Ohio State University, 1998: http://www.wisebrain.org/media/Papers/NegativeBiasInEaluativeCategories.pdf
  3. List of cognitive biases, Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_cognitive_biases
  4. In Hard Times, Fear Can Impair Decision-Making, Gregory Berns, The New York Times, 2008: http://www.nytimes.com/2008/12/07/jobs/07pre.html?_r=2&
  5. Make one new mistake every week, Joakim jardenberg: https://www.linkedin.com/pulse/make-one-new-mistake-every-week-joakim-jardenberg
  6. The innovation friendly risk analysis – will someone die or will someone get fired?, Joakim Jardenberg: https://www.linkedin.com/pulse/innovation-friendly-risk-analysis-someone-die-get-fired-jardenberg?trk=prof-post